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„Lass uns ein Meeting machen!“

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„Lass uns ein Meeting machen!“

Aus aktuellem Anlass unterbreche ich mal die Serie über die esoterischen Anforderungen und schiebe mal einen Rant über die Meeting-Unkultur im Bereich Requirements Management ein. Wie üblich, muss Paul für die Einleitung herhalten:

Product Owner Paul kommt kurz nach Sprintanfang gut gelaunt über den Flur. Seine Tasse mit heißem Kaffee duftet verführerisch. Gestern das Sprint Planning lief super. Er freut sich darauf, heute mal Dinge nacharbeiten zu können, die in den letzten paar Tagen wegen der Vorbereitungen auf das Sprint Planning liegen bleiben mussten.

Leider kommt er nicht weit.

Als er an Scrum Master Simons Büro vorbeikommt, kommt ihm ein hektischer Simon entgegen gesprungen:

„Wir haben ein Problem mit den Anforderungen. Wir wollten heute mit dem Top Prio Sprint Backlog Item anfangen. Aber wir haben da im Sprint Planning völlig was übersehen! Keine Ahnung, wie das passieren konnte! Aber so wie wir uns das gedacht haben, funktioniert das hinten und vorne nicht! Was sollen wir tun?“

„Ok, wir müssen das lösen. Lass uns ein Meeting machen!“

„Ok, wer lädt ein?“

„Du.“

„Ok. Wer soll alles mit dazu?“

„Weiß nicht. Am besten einfach alle. Jetzt gleich. Blocke uns 4 Stunden.“

Es kommt, wie es kommen muss: Von den 24 Personen sagen 20 Personen 4 Stunden lang so gut wie gar nichts. Die übrigen 4 Personen reden teilweise über technische Lösungen, prozessuale Lösungen, Umgehungen, die Schuldfrage und grundsätzliche Erwägungen, um nie mehr in eine solche Situation zu kommen. Das Fazit am Ende der 4 Stunden:

  • Mehrere Lösungsmöglichkeiten, keine Entscheidung für oder gegen eine davon.
  • Folglich keine vergebenen Arbeitsaufträge.
  • Keine Entscheidung über das weitere Vorgehen zur Lösungsfindung.
  • 24 × 4 h = 96 h vertane Zeit. Bei einem ungefähren internen Stundensatz von 50 € also ca. 5.000 €.

Was ist schief gelaufen?

Es ist eigentlich in einen ganz einfachen Satz zu bringen.

Meetings. Lösen. Keine. Probleme.

Meetings werden grundsätzlich und fälschlicherweise für die Problemlöser schlechthin gehalten. Das hat mehrere (trügerische) Gründe:

Es sind doch alle da, die zur Lösungsfindung beitragen können! Wenn wir also jetzt keine Lösung finden, dann finden wir nie eine!

Alleine die Tatsache, dass alle da sind, die zu einer Lösung beitragen können, bedeutet aber noch nicht, dass sie auch gefunden wird. Wenn nicht klar gemacht worden ist, wofür genau eine Lösung gesucht wird und wofür nicht, dann arbeiten nicht alle auf dasselbe Ziel hin. Zudem kann es sein, dass manche Leute zwar zu einer Lösung beitragen können — aber nur, wenn sie Zeit hatten, sich vorzubereiten. Und das können sie nur, wenn sie wissen, um was es geht und um was es nicht geht. Wo noch Freiheitsgrade sind und wo nicht. Und nicht zuletzt: wer mit der Schrotflinte schießt, trifft auch die Falschen, will sagen: wenn alle eingeladen werden, sind zu viele da. Die Kommunikationskomplexität steigt mit n²/2-n ∈ O(n²) quadratisch zur Anzahl der Teilnehmer eines Meetings. Und wenn man Glück hat, halten sich die unnötig Eingeladenen einfach raus (und kosten nur Geld) — wenn man Pech hat, beteiligen sie sich und man erhält dadurch ungewollt und auch unabsichtlich Sperrfeuer auf dem Weg wohin auch immer. Dann kosten sie zwei mal Geld: Einmal, weil sie da sind, ein weiteres Mal, weil sie die Arbeit in die richtige Richtung erschweren.

Guter Wille zu einer Lösungsfindung muss ja wohl ausreichen! Wenn wir nur alle kräftig genug wollen, wird das auch was!

Der Weg zur Hölle ist gepflastert mit guten Vorsätzen. Dieser alte zynische Spruch stimmt leider. Gute Vorsätze sind sicherlich eine notwendige Voraussetzung zu einer Lösungsfindung, eine hinreichende sind sie nicht. Für eine hinreichende Lösung kommt dazu, dass klar abgegrenzt ist, welches Problem gelöst werden soll und wie offen der Lösungsraum ist. Und zwar vorher.

Meetings sind einfach. Lass uns doch erstmal mit einem einfach zu bedienenden Instrument auf das Problem schießen, vielleicht reicht das ja!

Es liegt in der Natur des Menschen, bei Problemen erstmal nach einfachen Werkzeugen zu ihrer Lösung zu greifen. Ist ja auch nicht falsch. Aber uns allen ist auch klar, dass man mit dem Hammer keine Schrauben in die Wand kriegt. Und Analoges muss für Meetings ebenfalls klar sein.

Wie kommt man denn sonst zu einer Lösung?

Bevor wir schauen, wie man sonst (ohne ein Meeting) zu einer Lösung kommen kann, hilft es erst einmal, sich folgendes zu vergegenwärtigen:

  • Meetings sind nur ein Medium für Kommunikation — So wie ein Telefongespräch, eine Email, ein persönliches Gespräch oder ein Jira-Ticket auch. Mehr nicht.
  • Weder Telefonaten, Emails, Gesprächen oder Jira Tickets wohnt irgendeine Art Magie inne, die dafür sorgt, dass sich Probleme lösen.
  • Nein, Meetings haben diese Magie auch nicht.

Problemsituationen lassen sich nach meiner Erfahrung recht gut über die Argumentation über das Interesse in den Griff bekommen. In einer Problemsituation besteht in aller Regel das Interesse, sie zu lösen, ferner besteht das Interesse, dass die Lösung auch nachhaltig ist und sich nicht zwei Tage später als doch nicht gangbar herausstellt und schlussendlich ist eigentlich jede Partei daran interessiert, sich soweit wie es ihr möglich ist, in die Lösung einzubringen — aber weiter eben auch nicht.

Aus diesen Interessen lassen sich direkt ein paar Grundregeln für das Lösen von Problemen ableiten:

  1. Es muss klar sein, welches Problem gelöst werden soll — und welches eben nicht („Wir haben da noch ein weiteres, vielleicht ähnliches Problem“ ist nett — aber gerade nicht gewünscht).
  2. Es muss Klarheit darüber bestehen, wie weit die Freiheitsgrade bei der Lösung gehen („Wir lösen die Firma auf und gehen nach Hause, dann haben wir das Problem nicht mehr“ ist meist ausgeschlossen).
  3. Es muss klar sein, wer zur Lösung beitragen kann und soll — und wer nicht („Lass mal alle einladen“ ist eben zu viel).
  4. Jeder, der zur Lösung beitragen kann, muss die Möglichkeit haben, das auch im Rahmen seiner Möglichkeiten zu tun (und das geht eben nicht ohne Vorbereitung).
  5. Eine Person (und auch nur eine) muss allgemein anerkannt der „Inhaber“ des Problems sein und die Lösungsfindung betreiben („Lass und mal treffen und schauen“ ist da zu kurz gegriffen).

Wenn diese fünf Vorbedingungen sichergestellt sind, kann man die Frage stellen, in welchem Kommunkationsmedium man dann die Problemlösung betreibt.

Ob das ein Meeting ist oder ein Jira-Ticket oder eine Kombination aus einem Telefonat und einer Email, entscheidet sich dann. Das Medium, das am besten passt, wird gewählt.

Keine Meetings sind auch keine Lösung

Meetings eignen sich manchmal durchaus zur Problemlösung. Meistens dann, wenn mehr als zwei Stakeholder zur Problemlösung beitragen müssen — und von diesen jeder mit jedem gleichzeitig Kontakt haben muss. Das kleine Wörtchen gleichzeitig ist hier wichtig: Es ist völlig normal, das mehr als zwei Staholder beteiligt sind — dass diese jedoch gleichzeitig zur selben Zeit über dieselben Aspekte reden müssen, ist damit noch nicht gesagt. Ist dies nicht gegeben, ist ein Meeting vielleicht die falsche Form.

Wenn sich herausstellt, dass wohl doch ein Meeting als Kommunikationsform für eine Problemlösung herhalten muss, gibt es einige Spielregeln, die dafür sorgen, dass es auch produktiv und zielgerichtet abläuft.

Spielregeln für den Meeting-Einladenden

Als Einladender für ein Meeting muss ich sicherstellen, dass

  • der Inhaber des Problems dabei ist und klar benannt ist (meistens bin ich das selbst);
  • ein Moderator dabei ist, der nichts anderes zu tun hat als auf die Formalitäten zu achten (nicht vom Thema wegdriften, Protokoll schreiben, Action Items festhalten; ist das Meeting übersichtlich, kann ich als Einladender diese Rolle auch übernehmen);
  • dass diejenigen (und nur diejenigen) eingeladen sind, die gleichzeitig miteinander zur Lösung des Problems reden müssen;
  • dass allen Eingeladenen klar ist, zu welchem Zweck sie dabei sind;
  • dass die Eingeladenen eine ausreichende Vorbereitungszeit hatten;
  • dass ein Ziel für das Meeting kommuniziert ist („Am Ende möchten wir folgendes erreicht haben“);
  • dass die Agenda für das Meeting bekannt ist.

Zudem muss dem Probleminhaber klar sein, dass er dafür verantwortlich ist, die Konsequenzen aus dem Meeting nachzuhalten (Action Items verfolgen z.B.).

Spielregeln für die Meeting-Teilnehmer

Diese Spielregeln lassen sich einfach umkehren und gelten dann für Eingeladene:

  • Gehe nie zu einem Meeting, zu dem Dir das Ziel nicht kommuniziert worden ist.
  • Gehe nie zu einem Meeting, zu dem Du keine Agenda erhalten hast.
  • Gehe nie zu einem Meeting, zu dem Du keine Vorbereitungszeit hattest.
  • Gehe nie zu einem Meeting, zu dem Dir nicht klar ist, was Du dort Sinnvolles beitragen kannst.

Wenn ich als Eingeladener auf der Einhaltung dieser Regeln bestehe, mache ich das natürlich höflich. Ich erwidere dann dem Einladenden etwa

„Ich würde Dir da gerne im Meeting optimal helfen, mir ist aber noch nicht ganz klar, was ich beitragen kann. Was ist denn das Ziel des Meetings? Mit welcher Agenda verfolgen wir es denn? Worauf möchtest Du denn, dass ich mich vorbereite, damit ich Dir überhaupt helfen kann, Dein Ziel zu erreichen?“

Diese Fragen bringen den Einladenden auf eine höfliche Art und Weise dazu zu überdenken, ob sein Meeting eigentlich in der angedachten Besetzung das angebrachte Kommunikationsmittel ist.

Seitdem ich diese Regeln konsequent beachte, habe ich zweierlei erstaunliche Dinge festgestellt:

  1. Ich werde seltener zu Meetings eingeladen (und, nein: ich werde nicht außen vor gehalten).
  2. Ich komme seltener aus Meetings zurück mit dem gängigen „Und wieder 2 Stunden verschwendet“-Gefühl.

Ist doch eigentlich Anreiz genug, oder?

Allseits ein schönes Wochenende!

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